Pierwszy dzień w nowej firmie bywa intensywny nawet dla osoby, która zna lokalny język. Pracownik z zagranicy musi jednocześnie zrozumieć procedury, poznać ludzi, zapamiętać nazwy narzędzi i odczytać niepisane zasady komunikacji. Jeśli zespół mówi szybko, używa skrótów lub żartów branżowych, nowy pracownik może długo pozostawać na marginesie rozmów. Dlatego przygotowanie językowe powinno objąć całą grupę, a nie wyłącznie cudzoziemca.
Ustal język codziennej współpracy
Przed rozpoczęciem pracy trzeba jasno określić, w jakim języku odbywają się spotkania, rozmowy operacyjne i wymiana wiadomości. W firmie międzynarodowej może to być angielski. W polskim zespole naturalnym wyborem często pozostaje polski, lecz w pierwszych tygodniach część instrukcji może wymagać tłumaczenia lub prostszego sformułowania.
Zespół nie powinien zmieniać języka rozmowy bez uprzedzenia, zwłaszcza gdy pracownik uczestniczy w spotkaniu. Gdy rozmowa przechodzi na polski, jedna osoba powinna krótko wyjaśnić najważniejsze ustalenia. Taka zasada ogranicza nieporozumienia i pozwala nowemu pracownikowi brać udział w pracy od pierwszych dni.
Ogranicz skróty, idiomy i wieloznaczne polecenia
Zdania „ogarnij to na później”, „wrzuć temat na tapet” lub „zróbmy to na już” mogą być jasne dla stałych członków zespołu, ale obcokrajowiec może odczytać je dosłownie. Podczas onboardingu lepiej używać krótkich zdań, podawać termin, nazwę zadania i oczekiwany wynik.
Instrukcja „Wyślij poprawioną ofertę do klienta do godziny 14:00 i dodaj mnie do kopii” daje mniej miejsca na domysły niż „Podeślij to później”. Prosty język nie oznacza infantylnego tonu. Oznacza precyzyjne komunikaty, które można łatwo powtórzyć, zapisać i wykonać.
Przygotuj słownik firmowy
Każda organizacja ma własne nazwy procesów, dokumentów, spotkań i systemów. Dobrze zebrać je w krótkim słowniku dostępnym online. Przy każdym haśle można umieścić proste wyjaśnienie, przykład zdania oraz odpowiednik w języku używanym przez pracownika.
Słownik powinien obejmować także skróty działowe, nazwy stanowisk i zwroty potrzebne podczas spotkań. Przydadzą się frazy służące do proszenia o wyjaśnienie, potwierdzania ustaleń i zgłaszania problemu. Dzięki nim pracownik nie musi za każdym razem tworzyć wypowiedzi od zera.
Ćwicz sytuacje związane ze stanowiskiem
Ogólny kurs języka pomaga w codziennym życiu, lecz onboarding wymaga także słownictwa zawodowego. Osoba zatrudniona w księgowości potrzebuje innych zwrotów niż pracownik logistyki, sprzedaży czy IT. Z tego powodu kursy językowe dla firm powinny uwzględniać prawdziwe rozmowy, dokumenty i zadania występujące na danym stanowisku.
Podczas zajęć można przećwiczyć udział w odprawie, rozmowę z klientem, zgłoszenie opóźnienia, opis błędu albo prezentację wyników. Takie ćwiczenia skracają drogę od poznania słowa do samodzielnego użycia go w pracy.
Wyznacz osobę wspierającą i daj czas na pytania
Dobrze, gdy nowy pracownik wie, do kogo może zwrócić się z pytaniem językowym. Opiekun nie musi być lektorem. Powinien jednak cierpliwie wyjaśniać skróty, sprawdzać zrozumienie poleceń i pomagać w przygotowaniu do pierwszych spotkań.
Menedżer powinien regularnie pytać o trudności w komunikacji. Lepiej użyć pytania „Które słowa lub sytuacje były dziś niejasne?” niż ogólnego „Czy wszystko rozumiesz?”. Konkretne pytanie ułatwia udzielenie szczerej odpowiedzi.
Jasna komunikacja przyspiesza wdrożenie
Dobre przygotowanie językowe sprawia, że pracownik szybciej zabiera głos, pyta o szczegóły i samodzielnie wykonuje zadania. Zespół również pracuje sprawniej, ponieważ formułuje czytelniejsze polecenia i rzadziej opiera komunikację na domysłach. Udany onboarding zaczyna się więc od prostego założenia: każdy powinien rozumieć zarówno słowa, jak i oczekiwania związane ze swoją pracą.
