Latem liczba pracowników dostępnych na każdej zmianie szybko się zmniejsza. Jedni korzystają z zaplanowanego urlopu, inni odbierają dni wolne, a choroba jednej osoby potrafi zaburzyć pracę całego działu. Gdy pracodawca reaguje dopiero po pojawieniu się braków, zwykle przenosi obowiązki na pozostały zespół. Skutkiem są nadgodziny, zmęczenie, pomyłki i napięcia między pracownikami. Lepsze rezultaty daje przygotowanie zastępstw jeszcze przed rozpoczęciem sezonu urlopowego.
Zacznij od sprawdzenia rzeczywistego zapotrzebowania
Planowanie powinno objąć terminy urlopów, przewidywaną liczbę zamówień, dostaw, wysyłek i zmian produkcyjnych. Trzeba ustalić minimalną obsadę dla każdego stanowiska oraz wskazać zadania, których nie można przesunąć na później.
Pomaga prosta tabela obejmująca tygodnie, zmiany, stanowiska i dostępnych pracowników. Pozwala wcześniej zauważyć, że w konkretnym okresie zabraknie magazyniera, pakowacza, operatora wózka widłowego albo pracownika produkcji. Rekrutacja rozpoczęta kilka tygodni wcześniej daje czas na wybór kandydatów, przygotowanie dokumentów, szkolenie BHP i wdrożenie.
Nadgodziny nie powinny zastępować planowania zatrudnienia
Kodeks pracy pozwala zlecać pracę nadliczbową między innymi ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy. Nie oznacza to jednak, że nadgodziny mogą przez całe lato zastępować brakującą obsadę. Pracodawca musi przestrzegać norm czasu pracy oraz zapewnić co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego.
Stałe wydłużanie zmian zwiększa koszty wynagrodzeń i obciąża osoby, które nie korzystają w danym czasie z urlopu. Przemęczony zespół pracuje wolniej, częściej popełnia błędy i może niechętnie zgadzać się na kolejne zmiany grafiku. Krótkoterminowe uzupełnienie składu pozwala rozdzielić zadania bez przeciążania stałej załogi.
Pracownicy tymczasowi mogą zabezpieczyć okres urlopowy
Pracownicy tymczasowi sprawdzają się wtedy, gdy pracodawca potrzebuje dodatkowych osób przez kilka tygodni lub miesięcy. Mogą wspierać produkcję, kompletację zamówień, pakowanie, przyjmowanie dostaw, prace magazynowe i inne zadania pomocnicze. Liczbę osób oraz okres współpracy można dopasować do kalendarza urlopów i zmian w liczbie zleceń.
Agencja odpowiada za zatrudnienie, dokumenty i rozliczenia kadrowo-płacowe. Pracodawca użytkownik wskazuje rodzaj pracy, wymagane kwalifikacje, miejsce wykonywania obowiązków i planowany wymiar czasu pracy. Organizuje też stanowisko, wdrożenie oraz bezpieczne warunki wykonywania zadań. Jasny podział obowiązków przyspiesza rozpoczęcie współpracy.
Przed podpisaniem ustaleń trzeba określić godziny zmian, wymagania wobec kandydatów, planowaną datę rozpoczęcia i przewidywany koniec współpracy. Im dokładniejsze informacje otrzyma rekruter, tym łatwiej dobrać osoby gotowe do pracy w danym systemie. Opiekun projektu może również kontrolować frekwencję, dokumenty i przebieg wdrożenia oraz reagować na zgłoszone braki.
Przygotuj nowych pracowników przed pierwszą zmianą
Samo pozyskanie ludzi nie rozwiąże problemu, jeśli pierwsze dni pracy upłyną na szukaniu instrukcji i osób odpowiedzialnych. Przed rozpoczęciem zatrudnienia trzeba przygotować zakres obowiązków, harmonogram, zasady raportowania oraz osobę prowadzącą wdrożenie.
Najlepiej powierzać nowym osobom zadania powtarzalne, opisane i możliwe do szybkiego opanowania. Na stanowiskach wymagających uprawnień należy wcześniej zweryfikować dokumenty kandydata. Krótka instrukcja stanowiskowa, oznaczone strefy pracy i jasno wskazany przełożony ograniczają liczbę pomyłek.
Sezon urlopowy nie musi oznaczać pracy po godzinach i ciągłych zmian grafiku. Wcześniejsze zebranie wniosków urlopowych, obliczenie minimalnej obsady oraz uruchomienie rekrutacji pozwalają zachować ciągłość pracy bez nadmiernego obciążania zespołu. Dobrze przygotowane zastępstwa dają stałym pracownikom możliwość spokojnego odpoczynku, a pracodawcy pomagają realizować zamówienia zgodnie z planem.
